Microsoft wprowadza do Excela zmianę, która na pierwszy rzut oka może wydawać się niewielka, ale w rzeczywistości dotyka jednej z podstawowych zasad działania arkusza. Po około 40 latach jedna komórka Excela przestaje być ograniczona do przechowywania jednej wartości. W testowej wersji programu można już umieszczać w niej listy, tablice oraz zagnieżdżone tablice.
Nowe możliwości są obecnie udostępniane użytkownikom programu Excel w ramach kanału Beta dla Windows i Mac. Microsoft podkreśla, że funkcje znajdują się na etapie testów i ich działanie może się jeszcze zmienić przed udostępnieniem ich wszystkim użytkownikom.
Jedna komórka, wiele wartości
Przez zdecydowaną większość historii Excela komórka przechowywała pojedynczą wartość. Oczywiście użytkownicy od dawna obchodzili to ograniczenie, wpisując do jednej komórki kilka informacji oddzielonych przecinkami lub średnikami.
Przykładowo przy projekcie można było wpisać:
„Anna, Piotr, Tomasz”
Excel traktował jednak taki zapis jako jeden ciąg tekstu. Nie wiedział, że w środku znajdują się trzy oddzielne wartości.
Nowa funkcja Lists zmienia tę sytuację. Użytkownik może umieścić kilka wartości w jednej komórce, a Excel nadal będzie rozpoznawał je jako osobne elementy. Listę można utworzyć poprzez Insert > List albo skrótem Ctrl+J. Poszczególne elementy można później edytować, dodawać i usuwać.
Co ważne, nie jest to wyłącznie zmiana sposobu wyświetlania danych. Excel może wykorzystywać poszczególne elementy listy podczas filtrowania i obliczeń.
Może się to przydać między innymi w arkuszach dotyczących projektów, klientów, produktów czy ankiet. Zamiast tworzyć kilka dodatkowych kolumn tylko dlatego, że jeden projekt ma kilku właścicieli albo jeden produkt przypisano do kilku kategorii, powiązane informacje można zachować w jednej komórce.
Excel pozwoli również przechowywać tablice w komórkach
Na listach zmiana się jednak nie kończy. Microsoft wprowadza także arrays in cells, czyli możliwość przechowywania tablic bezpośrednio w pojedynczej komórce.
To istotne, ponieważ Excel od kilku lat potrafi generować wyniki obejmujące wiele wartości. W przypadku funkcji wykorzystujących dynamiczne tablice wyniki automatycznie „rozlewają się” na kolejne komórki arkusza.
Przykładowo formuła może zwrócić trzy wartości i umieścić je w trzech sąsiadujących komórkach. Teraz taki wynik może zostać zachowany jako jedna wartość tablicowa wewnątrz pojedynczej komórki.
Microsoft pokazuje również możliwość stosowania zagnieżdżonych tablic, czyli umieszczania jednej tablicy wewnątrz innej. Dzięki temu bardziej złożone struktury danych mogą pozostać powiązane ze sobą, zamiast być automatycznie rozdzielane na wiele pól arkusza.
To może mieć znaczenie szczególnie w bardziej zaawansowanych arkuszach, w których liczba powiązanych informacji zmienia się w zależności od rekordu.
Pojawiają się nowe funkcje do pracy z tablicami
Microsoft dodaje przy okazji cztery funkcje przeznaczone do pracy z nowymi strukturami danych.
FLATTEN pozwala spłaszczać zagnieżdżone tablice, natomiast funkcje HAS, HASANY i HASALL służą do sprawdzania obecności określonych wartości w tablicach.
W praktyce oznacza to, że Excel zaczyna coraz bardziej przypominać środowisko, w którym pojedyncza komórka może przechowywać znacznie bardziej złożoną strukturę danych niż zwykły tekst, liczba czy data.
To istotna zmiana w sposobie projektowania arkuszy. Do tej pory użytkownik często musiał dopasowywać strukturę danych do siatki Excela. Teraz Microsoft próbuje sprawić, aby sama komórka była bardziej elastycznym kontenerem na informacje.
To nie jest jeszcze gotowe dla wszystkich
Nowe możliwości są obecnie dostępne w Excelu dla Microsoft 365 w kanale Beta dla użytkowników Insider. Microsoft udostępnia je w Excelu dla Windows w wersji 2610 (Build 20520.20000) lub nowszej oraz na Macu w wersji 16.114 (Build 26092111) lub nowszej.
Na tym etapie trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach. Microsoft zaznacza, że listy i tablice w komórkach są funkcjami testowymi i nie zaleca wykorzystywania ich w najważniejszych skoroszytach przed ich oficjalnym udostępnieniem.
Nie wszystkie elementy Excela potrafią jeszcze prawidłowo korzystać z nowych danych. Dotyczy to między innymi tabel przestawnych, wykresów, Power Query oraz funkcji Znajdź i zamień. Microsoft wskazuje również ograniczenia związane z formatowaniem warunkowym i poprawnością danych.
Oznacza to, że na razie nie jest to funkcja, po którą powinni sięgać wszyscy użytkownicy podczas przebudowy swoich najważniejszych arkuszy.
Excel zmienia jedną ze swoich podstawowych zasad
Sama możliwość wpisania kilku wartości do jednej komórki nie jest oczywiście rewolucją dla użytkownika, który po prostu prowadzi prostą tabelę. Znaczenie tej zmiany jest większe na poziomie konstrukcji samego Excela.
Przez około cztery dekady podstawowy model był prosty: komórka zawierała jedną wartość, a bardziej złożone dane trzeba było rozdzielać pomiędzy kolejne komórki, wiersze lub arkusze.
Microsoft zaczyna teraz od tego modelu odchodzić.
Nie oznacza to, że klasyczna siatka Excela zniknie. Nadal będzie podstawą programu. Zmienia się jednak to, co może znajdować się wewnątrz pojedynczego pola.
Można więc powiedzieć, że Microsoft próbuje dostosować Excela do świata, w którym dane są coraz bardziej złożone. Listy, tablice i zagnieżdżone struktury pozwalają zachować powiązane informacje razem, bez konieczności rozbijania ich na wiele komórek.
Na razie jest to eksperyment dostępny dla użytkowników Insider. Jeśli jednak nowe funkcje przejdą pomyślnie testy, Excel może w przyszłości stać się znacznie bardziej elastycznym narzędziem do pracy ze strukturami danych niż program, który użytkownicy znali przez ostatnie 40 lat.
Źródła:
Microsoft 365 Insider Blog – Put multiple values in one cell with lists and arrays in Excel
TechSpot – After 40 years, Excel is breaking one of its oldest rules: one cell, one value
Microsoft Support – Guidelines and examples of array formulas
Foto: Microsoft.